Firma electrónica: Un detalle sobre las características de esta solución, ventajas y perspectivas pensando en la pequeña y mediana empresa.
La pandemia de coronavirus demostró que depender de la interacción humana y del papel en los vínculos con proveedores, clientes y socios ya no es buena idea. De hecho hoy por hoy la firma electrónica es una herramienta importante para el crecimiento de las pymes. Incluso podría decirse que representa un paso clave en su transformación digital, con claro impacto en el negocio.
Desde el punto de vista legal la firma electrónica tiene el mismo valor que la manuscrita. Ofrece garantías sobre la identidad de una persona y representa una prueba del consentimiento, vinculación y aprobación de la información contenida en un documento.
Es decir que aplicar una firma electrónica a un documento significa lo mismo que firmar un documento en papel, pero en el dominio electrónico.
Cabe indicar que una firma electrónica no tiene nada que ver con la digitalización de la manuscrita. Involucra procesos de encriptado y el uso de certificados digitales y credenciales de acceso con el fin de autenticar a las personas que firman, entre otras medidas de seguridad. Y aunque cada solución de firma digital tiene sus particularidades, por lo común el dispositivo digital o la aplicación utilizados efectúan un resumen del documento que se debe firmar. Para codificar dicha síntesis emplean la clave privada del certificado digital. Luego crean otro documento electrónico que contiene el resumen codificado, que constituye en sí mismo la firma digital.
Beneficios para pymes
De cara a la actividad de las pymes la firma digital aporta una oportunidad valiosa: la de poder firmar documentos a distancia a través de certificados digitales propios de cada firmante. De tal manera abre una serie de posibilidades largamente esperadas: por ejemplo ofrece la capacidad de firmar de modo remoto presupuestos, contratos, pedidos y otros documentos comerciales. Es decir que permite que las personas que deben estampar su firma puedan hacerlo aunque se encuentren a muchos kilómetros de distancia.
Lo anterior habilita a ahorrarse viajes y ganar tiempo, incrementar la agilidad, la productividad y la eficiencia en las actividades administrativas y comerciales y a bajar algunos costos (de tinta, papel, espacio de almacenamiento y más). Además hace posible que las pymes avancen con el concepto de empresa sin papeles, lo que torna más sustentable su actividad.
Paso clave
Al reducir tareas administrativas que antes requerían mucho tiempo, facilitar el seguimiento automatizado y evitar retrasos, la firma electrónica impulsa la actividad y permite mejorar los procesos y las experiencias de quienes integran los ecosistemas de negocios de las pymes, en un marco de confiabilidad y seguridad. Por ejemplo, se estima que con esta innovación los tiempos requeridos para el ciclo de las firmas bajan de 8 días a 3 horas, lo que a su vez hace que se aceleren los procesos de venta.
Telecom desarrolla una solución de firma electrónica para pymes totalmente escalable. Consiste en una plataforma de software como servicio (SaaS) que facilita la adaptación del “look & feel” mediante un set up de marca blanca. La solución funciona mediante credenciales de acceso y las pymes abonan un abono mensual fijo por el servicio, cuya implementación es rápida y requiere de una baja inversión inicial.
Según un estudio internacional el 95% de las organizaciones en todo el mundo usan actualmente la firma electrónica o planean usarla en breve. Dicho esto, no se trata de una tecnología innovadora sino de una solución que está al alcance de la mano y que, dado en panorama, en preferible implementar más temprano que tarde.
